Dimensione massima allegati email: Gmail, Libero, PEC

Quasi tutti i servizi di posta gratuiti accettano messaggi da 20 a 25 MB: Gmail, Outlook.com, Yahoo e Libero arrivano a 25 MB, iCloud Mail a 20 MB. La PEC fa storia a sé: con Aruba si arriva a 100 MB, da dividere tra i destinatari. Il limite di solito vale per l'intero messaggio e gli allegati, una volta codificati per l'invio, crescono di circa un terzo: su un servizio da 25 MB conviene restare intorno ai 18 MB di file. Per tutto ciò che è più grande, manda un link.

I limiti, servizio per servizio (verificati sulle guide ufficiali)

Qualche dettaglio che conta:

• Gmail indica solo il limite di invio per gli account personali. Per Google Workspace limiti di invio e ricezione li stabilisce l'amministratore.
• Outlook.com conta tutto: testo, immagini incollate nel corpo e allegati. I link OneDrive non rientrano nei 25 MB.
• Mail Drop di iCloud funziona da Mail su iPhone, iPad e Mac e da iCloud.com: allegati fino a 5 GB, link validi 30 giorni, tetto complessivo di 1 TB, e i file non occupano il tuo spazio iCloud.
• Libero converte da solo in DriveMail i messaggi oltre i 25 MB; Virgilio Mail funziona allo stesso modo. Se è qualcun altro a mandarti un allegato troppo grande, riceve l'errore "maximum message size exceeded".
• PEC: ogni gestore stabilisce i propri limiti. Con Aruba il tetto di 100 MB si ripartisce tra i destinatari (un allegato da 50 MB può andare al massimo a due destinatari), e la casella PEC di chi riceve può avere limiti più bassi. Prima di un invio importante, controlla la guida del tuo gestore.
• Conta anche il destinatario. Il tuo servizio può accettare 25 MB mentre il server di un'azienda rifiuta tutto oltre i 10.

Perché un file sotto il limite torna indietro

La posta elettronica è nata per il testo. Gli allegati vengono trasformati in testo con la codifica Base64, che converte ogni 3 byte in 4 caratteri (RFC 4648): un aumento del 33%, a cui si aggiunge un a capo ogni 76 caratteri (RFC 2045).

Su un servizio da 25 MB resta quindi sotto i 18 MB di allegati; su iCloud Mail, da 20 MB, sotto i 14 MB. Non tutti i servizi dicono se misurano prima o dopo la codifica, per questo è meglio tenersi larghi.

Come far stare le foto in una mail

Una foto recente dello smartphone pesa spesso tra 2 e 6 MB, e dieci foto bastano a sforare qualsiasi limite. Chi apre la mail quasi mai ha bisogno di 12 o 48 megapixel.

1. Decidi a cosa serve. Per guardarla su uno schermo bastano 2048 pixel sul lato lungo. Per una stampa 10×15 cm ne servono circa 1800.
2. Prima ridimensiona, poi comprimi. Dimezzare larghezza e altezza riduce i pixel a un quarto, e il file si alleggerisce molto più che abbassando solo la qualità. La guida su come comprimere un'immagine senza perdere qualità spiega le impostazioni.
3. Per le foto usa il JPEG. Si apre ovunque. HEIC e WebP sono più leggeri, ma non tutti i computer li aprono; se ti arriva un file strano, leggi cos'è un file WebP.
4. Sfrutta il ridimensionamento integrato.
   • iPhone (Mail): quando alleghi foto pesanti, Mail ti propone di ridurle e ti fa scegliere tra dimensioni piccole, medie, grandi o originali, mostrando il peso di ciascuna. Medie o grandi di solito vanno bene.
   • Mac (Mail): dopo aver allegato un'immagine, usa il menu a comparsa delle dimensioni dell'immagine nell'intestazione del messaggio per sceglierne una più piccola.
   • Libero Mail app: permette di comprimere le immagini prima dell'invio per restare sotto i 25 MB.
5. Già che ci sei, togli i metadati. Posizione GPS, modello del telefono e cronologia delle modifiche pesano pochi kilobyte ma rivelano più di quanto vorresti. Il nostro strumento per rimuovere i dati EXIF pulisce una copia nel browser, senza caricarla da nessuna parte.

Quando conviene mandare un link

Gli allegati non sono fatti per gli originali, i video o più di qualche foto. Meglio:

• Google Drive da Gmail (succede da solo oltre i 25 MB).
• OneDrive da Outlook.com (file fino a 2 GB).
• Mail Drop da Mail o da iCloud.com (fino a 5 GB, link per 30 giorni).
• DriveMail e Libero Drive da Libero Mail (fino a 2 GB).

Ricorda cosa significa un link: chi lo riceve può aprire il file, a seconda di come l'hai condiviso, e il file resta sul server di qualcuno finché non lo cancelli. Per i documenti personali condividi solo con persone specifiche e togli la condivisione dopo il download. In come condividere foto in modo privato trovi le opzioni a confronto.

Errori comuni

• Allegare l'originale HEIC o RAW. È pesante e sul PC di chi riceve potrebbe non aprirsi.
• Incollare le immagini nel testo. Su Outlook.com contano nel limite e alcune app le inseriscono a piena risoluzione.
• Dimenticarsi dei video. Un minuto in 4K dal telefono pesa facilmente qualche centinaio di MB: per i video serve sempre un link.
• Zippare i JPEG per risparmiare spazio. Il JPEG è già compresso, lo ZIP non guadagna quasi nulla. Serve solo a raccogliere tanti file in uno.
• Mandare via PEC a più destinatari un file grosso. Con il limite diviso tra i destinatari, conviene fare invii separati.

Foto delicate: pensaci prima di allegare

Spesso si allegano foto delle vacanze. Altre volte no: la scansione della carta d'identità per un affitto, la foto di una ricetta medica, un documento per l'avvocato o il commercialista. In quei casi manda solo quello che serve, ritagliato e senza metadati, e cancella la copia inviata quando non serve più: resta nella posta inviata, nella casella del destinatario e sui server di entrambi, spesso per anni.

Le copie che tieni sono un'altra faccenda. sigil. conserva foto e documenti in un vault sul telefono con cifratura a 256 bit, che si apre solo con il segno che disegni su una griglia 5×5. Rimuove EXIF e posizione quando importi e di nuovo quando esporti, e ti avvisa quando un'esportazione crea una copia non cifrata, che è esattamente ciò che diventa un allegato. Nessun account, nessun server: tutto resta sul telefono, e per ora non c'è un backup su cloud. Per i backup leggi come fare il backup delle foto private in sicurezza.

In sintesi

Su Gmail, Outlook.com, Yahoo e Libero tieniti intorno ai 18 MB di allegati, su iCloud Mail intorno ai 14, perché la codifica aggiunge un terzo. Con la PEC controlla il limite del tuo gestore e ricorda che con Aruba si divide tra i destinatari. Ridimensiona le foto a circa 2048 pixel e i limiti diventano un problema raro; per originali, video e tante foto usa un link.

Fonti

• Google: limiti di dimensione degli allegati in Gmail
• Microsoft: impossibile allegare file in Outlook.com
• Apple: limiti di invio e dimensione della casella in iCloud
• Apple: limiti di Mail Drop
• Yahoo: limiti per le dimensioni del messaggio
• Libero Aiuto: dimensione massima dei messaggi di posta
• Aruba PEC: gestione degli allegati e dimensione massima
• IETF RFC 4648: codifica Base64
• IETF RFC 2045: MIME e lunghezza delle righe